June Express effektiviserar flyttflödet med Movex
När ordervolymerna ökade och informationen låg utspridd i Excel-filer, kalendrar och pärmar såg June Express en möjlighet att effektivisera verksamheten och samla alla processer i ett gemensamt system. Med Movex har platschefen Kenneth Egelrud och hans kollegor nu ett sömlöst arbetsflöde från offert till faktura – och den stabila plattformen gjorde förvärven av Allflytt i Jönköping och Värnamo Flyttningsbyrå betydligt smidigare.
“Med en total omsättning på ca 40 MSEK och 25 medarbetare i tre olika bolag så hjälper Movex oss att hålla ihop arbetsprocesserna och effektivisera vårt arbete varje dag” säger Kenneth Egelrud.
Om June Express
June Express AB är ett familjeföretag som grundades 1965 av bröderna Lars och Leif Lundahl och har funnits inom familjen sedan slutet av 1970‑talet. Med kvalitet och omtanke som ledord vill företaget alltid att kunderna ska känna sig trygga när de anlitar June Express. Företaget har vuxit genom förvärven av Allflytt i Jönköping AB och Värnamo Flyttningsbyrå AB, men behåller fortfarande samma familjära kultur – förstärkt med ett gemensamt arbetssätt tack vare Movex.
Utmaningen
Fram till 2020 arbetade June Express med en kombination av enklare kalendersystem, Excel och papperspärmar. Dubbelarbete och brist på överblick skapade onödig administration i form av många telefonsamtal och papper mellan avdelningarna.
”Innan Movex hade vi lite olika arbetsätt för planeringen. Det blev mycket ringande och letande bland papper innan vi visste var det fanns ledig kapacitet,” minns Kenneth.
Lösningen
June Express valde Movex för att få ett komplett, molnbaserat system anpassat för flyttbranschen. Kenneth lyfter framför allt:
Visuell planering – färgkodad kalender som ger snabb överblick kring beläggning och resurser.
Fortnox‑kopplingen – anställda, kunder, artiklar m.m. syncas över från Fortnox till Movex och tar bort dubbelarbete. Åt andra hållet skickas ordrar från Movex till färdiga fakturor i Fortnox.
Magasinmodulen – visuell överblick av ledig kapacitet och snabbare administration
Återanvändbara offerter och ordrar – standardtexter och kopieringsfunktion sparar tid för återkommande kunder.
Snabb onboarding av nya bolag – nya depåer var igång i Movex på 1-2 månader
Alla processer samlade – slut på dubbeljobb
Med Movex har June Express ersatt separata kalendrar, Excelark, papperspärmar och lokala filer med ett gemensamt, molnbaserat arbetsflöde. Orderinformation följer kunden hela vägen – från offert till arbetsorder, planering och faktura – utan att skrivas in på nytt.
"Vi sparar timmar varje vecka bara på att slippa dubbelregistrering och jaga information mellan system," betonar Kenneth.
Det enhetliga flödet gör det också enkelt att ta in ny personal eller integrera förvärvade bolag – de loggar bara in och arbetar i samma vy som resten av teamet.
Magasinering – full koll och högre utnyttjandegrad
June Express driver två separata magasin som tidigare sköttes i Excel och på papper. I Movex har Kenneth och hans kollegor nu en visuell lagerkarta där varje utrymme är färgkodat efter status – bokat, ledigt eller snart ledigt. Systemet skapar automatiskt upp fakturaunderlag baserat på perioden på magasineringsordern och indikerar när ett kontrakt löper ut.
”Vi har fått en bättre överblick kring när våra förråd närmar sig slutdatum och blir lediga – det gör att vi vågar boka in fler magasineringsordrar,” berättar Kenneth.
Resultatet är färre luckor i magasinet och en tydlig överblick som all personal kan dela, även på distans.
Magasinering är en viktig del av Junes verksamhet och de använder sig av alltifrån containers och förråd till lådor.
Offerthantering – effektivt flöde är avgörande
Med Movex kan Kenneth svara på en inkommen kundförfrågan med några knapptryck genom att använda förifyllda offertmallar och färdiga textblock som de själva skapat upp. Förutom att det är viktigt att svara snabbt så säkerställer det en enhetlig kommunikation och blir proffsigt mot kund.
”Vi har 10–15 standardtexter. I stället för att skriva om samma sak varje gång klickar vi bara in favoriten,” säger han.
Fortnox‑kopplingen – fakturering med ett klick
Movex skapar upp färdiga fakturor i Fortnox baserat på den skapade ordern. Artiklar, priser och kunduppgifter följer med automatiskt, så Kenneth och hans kollegor behöver bara granska och skicka fakturan. Den täta kopplingen sparar tid, minimerar fel och ger ekonomiavdelningen uppdaterad bokföring i realtid.
”Fortnox‑kopplingen är absolut tidsbesparande – vi slipper mata in samma siffror två gånger,” säger Kenneth.
Ordertavlan & planering – hjärtat i verksamheten
Movex ordertavla är en i grund och botten en avancerad veckokalender anpassat för flyttverksamhet. Där planerar Kenneth och hans kollegor in fordon, personal och uppdrag över flera depåer. Tack vare molnåtkomst sköts planeringen för Värnamo från kontoret i Jönköping
Färgfilter visar direkt om kapacitet finns.
Alla ser samma uppdaterade tavla i realtid, vilket har minskat telefonsamtalen internt.
Tack vare översikten av offerter och planerade uppdrag i kalendern så kan man optimera och ta in fler uppdrag där det finns kapacitet
”Att alla internt på bolaget delar samma vy och kan se alla planerade uppdrag och resurser sparar oss mycket koordinerings-arbete,” säger Kenneth.
Ett gemensamt system och arbetssätt för alla medarbetare underlättar vardagen.
Resultatet av att använda Movex enligt Kenneth
Tidsbesparing: ”Vi sparar timmar varje vecka bara på att slippa dubbelregistrering,” säger Kenneth.
Bättre affärsbeslut: Visuella vyer gör att teamet vågar boka in fler jobb och nyttjar resurserna fullt ut.
Enhetligt arbetssätt: Alla medarbetare arbetar nu i samma system, oavsett ort.
Skalbarhet: Ett systematiskt arbetssätt och integrationen till Fortnox gör det möjligt för June Express att växa i omsättning utan att öka administrationen i samma takt.
Blick framåt
June Express har använt Movex sedan 2020 och har integrerat det starkt i sitt dagliga arbete och arbetsprocesser. Kenneth säger dock att det finns delar av Movex som man inte nyttjar fullt ut än idag och det är ett ständigt pågående arbete att försöka effektivisera verksameten.
”Vi vill ha ett system som fortsätter växa med oss. Movex lyssnar och utvecklar efter flyttbranschens behov – det uppskattar vi,” avslutar Kenneth.
Tack för pratstunden Kenneth Egelrud, platschef June Express!
Kenneth inledde sin karriär som chaufför på Kungsholms Express och arbetade sig upp genom företaget, där han under en längre tid hade ansvar för allt från trafikplanering för lokal-, inrikes- och utrikesflyttningar till försäljning och slutligen som operativt ansvarig för hela bolaget. Efter denna framgångsrika period öppnade ett nytt kapitel för Kenneth när han tillbringade över 15 år på Alfa Quality Moving, där han hade rollen som Europa ansvarig, VD och CEO för hela gruppen.
