Kiviks Express sparar tid och får beröm av Skatteverket tack vare Movex
Med bara två personer på kontoret så administrerar Kiviks Express ett tjugotal flyttuppdrag om dagen, resursplanering för 25 medarbetare, veckoturer mellan Skåne och Mälardalen och 2 200 kvm magasin – där alla delar hanteras i Movex. Systemet samlar allt från offerterhantering och planering till fakturering och magasinering i ett enda flöde.
“Det är svårt att se hur vi skulle klara oss utan Movex i dag” säger Emil Falk, driftsansvarig på Kiviks Express.
Om Kiviks Express
Den professionella flyttfirman på Österlen sedan 1994.
Företaget kör bohags‑ och företagsflyttar, magasinering och budtransporter runt Österlen och vidare ut i Europa. Verksamheten är ISO 9002‑ och ISO 14001‑certifierad och medlem i Sveriges Möbeltransportörers Förbund (SMF).
Innan Movex – papper, kalender och dubbeljobb
Innan Movex användes Google-kalendern, pappersutskrifter och pärmar. Det var mycket pappersarbete och arbetet med orderläggning, bemanning och tidrapportering tog onödigt lång tid. Det var också en utmaning att få en överblick av beläggningen och hur mycket mer jobb man kunde ta in.
”Movex har verkligen hjälpt oss att skapa bättre ordning och struktur i vår verksamhet och det är en trygghet att vi har allt dokumenterat och överskådligt i ett system nuförtiden.” säger administratören Elisabeth Larsson.
Resan till Movex – smidig start och rätt verktyg
Kiviks Express började använda Movex 2019 efter att ha sökt efter system för flyttfirmor och jämfört flera alternativ.
”Movex stack ut som det enda systemet som var riktigt anpassat för flytt,” säger Emil Falk. ”Vi fick dessutom personlig hjälp att komma i gång vilket underlättade processen mycket.”
Med Movex så har Kiviks Express fått en kalendervy anpassad för flyttuppdrag som ger en tydlig överblick och möjliggör att man vågar ta in fler jobb.
Nuförtiden tar det Elisabeth några minuter att lägga in en order och planera chaufför + expressarbetare och all information finns direkt tillgänglig i Movex app för fältarbetarna som skall utföra uppdraget.
“Tidsvinsterna vi har fått med Movex frigör kapacitet och gjort att vi har kunnat växa utan att anställa mer kontorspersonal” konstaterar Emil Falk.
Lösningen – ett komplett arbetsflöde i Movex
1. Kundwebb → Order
Kunden fyller i webbformuläret på hemsidan – uppgifterna landar direkt som en förfrågan i Movex och kan konverteras till order på några klick.
2. Planering & tidregistrering
På några minuter kan Elisabeth lägga en order, planera in chaufför och expressarbetare i kalendern och skicka ut uppdraget till mobilen.
”Tack vare Movex kalender kan vi ta snabba ärenden nära pågående jobb. Vi ser enkelt var vår personal befinner sig varje dag och om det finns utrymme att kasta in fler jobb – detta ger oss väldigt nöjda kunder!” – Elisabeth Larsson
3. Movex-appen för fältet
Fältarbetarna har hela tiden alla sin uppdrag tillgängliga i fickan – adress, kunduppgifter, tidplan och alla dokument/bilder kontoret lagt in på ordern syns direkt i appen. Chaufförer och expressarbetare registrerar arbetstid, antecknar skador och laddar upp bilder som sparas på ordern i realtid. Det minskar samtalen till kontoret, ger korrekt rapportering och sparar värdefull tid.
“Chaufförerna och expressarbetarna uppskattar den enkla tidregistrering i appen och att de har koll på arbetade timmar och sin kommande lön” säger Elisabeth Larsson.
”Förarna ser allt de behöver i mobilen och vi slipper manuella lappar – det är guld värt,” säger Emil Falk.
4. Fortnox‑kopplingen
Färdiga artiklar, priser och RUT‑uppgifter skjuts över till Fortnox – fakturan skickas utan dubbelregistrering.
Emil Falk, driftansvarig, säger, ”Kopplingen till Fortnox funkar fantastiskt bra och sparar oss mycket tid för bland annat faktureringen”
Skatteverket gör kontroll – Kiviks får beröm
Alla arbetstider, fordon och RUT‑beräkningar sparas på respektive order i Movex. Vid Skatteverkets stickprovskontroll av sex RUT‑ansökningar i början av 2025 kunde Kiviks Express plocka fram allt på några minuter.
Emil Falk, driftansvarig, minns: ”Skatteverket var så nöjda att de ringde upp och gav beröm. Det är svårt att se hur vi skulle klara oss utan Movex i dag.”
Magasinering – 2 200 kvm under full kontroll
Kiviks Express förfogar över 2 200 kvm magasineringsyta där varje låda och pallplats hanteras i Movex magasineringsmodul. I den visuella lagerkartan är alla ytor färgkodade efter status – bokat, ledigt eller snart ledigt. Fakturaunderlaget skapas automatiskt med hjälp av repeterande ordrar i Movex.
”Med Movex ser vi direkt vilka lådor som är på väg att frigöras och kan fylla luckor utan krångel,” berättar Emil Falk.
Resultatet är färre tomma ytor, snabbare debitering och en samlad överblick för alla inblandade.
Resultat
Med Movex har Kiviks Express frigjort tid, höjt kontrollen och förbättrat kundservicen:
Snabb orderläggning – att skapa en order, tilldela chaufför och expressarbetare tar nu mindre än fem minuter.
Automatisk fakturering – Fortnox‑kopplingen skickar färdiga fakturor utan dubbelregistrering samma dag som uppdraget avslutas.
Bättre resursutnyttjande – den visuella kalendern ger total överblick, vilket gör att teamet vågar fylla veckoturerna med fler jobb.
Stenkoll på RUT och myndighetskrav – vid Skatteverkets kontroll av sex RUT‑ansökningar 2025 kunde alla uppgifter visas direkt; myndigheten ringde upp och berömde rutinerna.
Korrekt tidrapportering och löner – fältarbetarna loggar arbetstid och skador i appen; administrationen är minimal och lönerna blir rätt.
Nästa steg
Vi tackar Emil och Elisabeth på Kiviks Express för en trevlig pratstund! Emil avslutar med att säga att de ser fram emot fortsatt samarbete och den framtida utvecklingen av Movex tillsammans och lyfter vikten av att det finns ett system anpassat för flyttbranschen på marknden.
