Gefleborgs + Movex = fler affärer på kortare tid
När ordervolymerna steg och pappersordrar, whiteboardtavlor och Excel-listor började sluka tid bestämde sig Gefleborgs Flyttservice för att digitalisera fullt ut. Resultatet? Ett sömlöst flöde från webbförfrågan till faktura – och en säljprocess som går på minuter, inte timmar.
Om Gefleborgs Flyttservice
Gefleborgs Flyttservice AB är ett familjeägt bolag som grundades 2008 av Henrik Wigren i Gävle. Med ledorden service, kvalitet och trygghet är man i dag länets enda SMF-auktoriserade flyttfirma och kör samtliga lastbilar på fossilfri HVO-diesel, som byts ut innan de passerar fem års ålder. Företaget har vuxit till cirka 40 medarbetare som hjälper privat- och företagskunder i hela Mellansverige – nu förstärkt med ett gemensamt digitalt arbetssätt i Movex. Företaget omsätter över 30 miljoner och växer ständigt.
Utmaningen
Fram till 2021 sköttes orderhanteringen hos Gefleborgs Flyttservice med pappersordrar. För varje kunduppdrag skapades en manuell pappersorder som oftast skrevs ut och delades ut till rätt person. Planeringen och arbetsfördelningen bedrevs på en whiteboard där dagens uppdrag och arbetslag noterades. Om någon ändring behövde göras i en order krävdes det att man letade reda på den utskrivna ordern, gjorde en ny utskrift och meddelade alla berörda, vilket ofta innebar många telefonsamtal mellan kontoret och chaufförerna. Vissa delar av verksamheten, som planering och transportledning, digitaliserades några år före 2021 tack vare en intern informations-app, men orderhanteringen förblev analog fram till det året.
“Innan Movex kunde det ta en halvtimme att hitta rätt order och rätta en detalj – nu gör jag det på några sekunder i mobilen.”
Lösningen – därför valde Gefleborgs Movex
Webbformulär → offertkorg
Kunddata landar direkt i Movex och blir färdiga offerter.
Ordertavla & drag-and-drop-planering
Kontor och fält ser samma vy i realtid.
Mobilappen
Chaufförer ser ändringar direkt – inga nya papper behövs.
Fortnox-kopplingen
Ordrar i Movex blir färdiga fakturor utan dubbelregistrering.
Kartongordrar
Full kontroll på utlånade lådor och returdatum.
Webbformulär → Movex → offert på minuter
Steg 1 – Kunden skickar formuläret
WordPress-formuläret är kopplat till Movex via API.
Effekt för Niclas: Inga mejl att sortera och all data är redan strukturerad.
Steg 2 – Automatisk import
Movex matchar mot befintlig kund eller skapar en ny profil.
Effekt för Niclas: “Allt är ifyllt när jag öppnar offertkorgen – jag slipper knappa.”
Steg 3 – Offertmall
Standardtexter och prisrader läggs in med ett klick.
Effekt för Niclas: Offerten är klar på 5–15 minuter i stället för upp till en timme.
Steg 4 – Skickat & loggat
Offerten mejlas iväg direkt genom systemet och kunden får en avisering via SMS.
Effekt för Niclas: Niclas trycker på ”skapa order” och ”lägger till uppdrag” och jobbet dyker upp i uppdragsplanen direkt.
Steg 5 – Ett klick till order
Kunden accepterar → Niclas trycker “Skapa order” → jobbet dyker upp i uppdragsplanen.
Effekt för Niclas: Ingen dubbelregistrering och uppdraget går rakt in i planeringen.
“Formuläret gör oss effektiva i offerthanteringen leder vilket till att vi kan svara kunderna snabbt och öka chanserna att vi får affären.”
Fem vinster med webb-integrationen
Svarstid i minuter.
Noll manuell inmatning → färre fel.
Enhetliga, proffsiga offerter höjer hit-raten.
Tydlig pipeline för uppföljning.
Fler förfrågningar utan mer admin.
Kartonghantering – full koll på lådorna
“Jag ser direkt hur många lådor som finns hos kund både före och efter uppdragen – och slipper ringa runt.”
Tidigare tappades överblicken över utlånade flyttkartonger lätt bort bland handskrivna listor och muntliga avstämningar. “Man fick nästan ringa gamla kunder och fråga om de hade några kartonger kvar,” berättar Niclas Pettersson. Det fanns inget samlat system för att se vem som lånat vad och hur länge kartongerna varit ute.
Nu har Gefleborgs Flyttservice gått över till att använda särskilda kartongordrar i Movex. För varje kund skapas en individuell kartongorder, där antal, saldo och returdatum registreras digitalt. Det innebär att Niclas och hans kollegor direkt kan se på skärmen hur många kartonger varje kund har, vad som är utlånat och vad som förväntas returneras — allt samlat i en klickbar lista.
“Jag ser direkt hur många kartonger finns hos kund både före och efter uppdragen - jag slipper ringa runt”, säger Niclas. Övergången till det digitala systemet har inte bara sparat tid och minskat stressen kring återlämning, utan också gett betydligt bättre spårbarhet och koll. Nu kan personalen snabbt få fram statistik, påminna om återlämning eller planera upphämtning på ett smidigt sätt — en stor skillnad mot tidigare då kartonger lätt försvann ur sikte.
Mobilappen – favorit hos fältteamet
Efter en kort inkörningsperiod är omdömet entydigt positivt: “Det finns nog inget att klaga på”, säger Niclas om flyttservicemedarbetares syn på appen. “Uppdaterade tider, kontaktuppgifter och digital signering ligger i fickan.”
Resultatet med Movex
Tidsbesparing: Offert- och orderhanteringen går minst dubbelt så fort.
Fler uppdrag: Över 80 webbförfrågningar i maj hanterades utan extra administrativ personal.
Bättre samarbete: Alla ser samma uppdragsplan i realtid; interntelefonin har minskat markant.
Kartongkontroll: Digitala kartongordrar ersätter manuella listor och sparar administration.
Nöjda användare: Fält- och kontorspersonal vill inte tillbaka till papper.
Tack för pratstunden Niclas Pettersson, säljare på Gefleborgs Flyttservice
Niclas Pettersson har arbetat på Gävleborgs Flyttservice sedan hösten 2013. Han började sin karriär som flyttservicemedarbetare och har genom åren lärt känna varenda gata i Gävle. Efter nära tio år i den rollen antog Niclas rollen som säljare, där han idag har ansvar för försäljning till både privatpersoner och företag. Niclas arbetar dagligen i affärssystemet Movex, med stort fokus på att skapa offerter och hantera ordrar. Han har erfarenhet av övergången från pappers- till digitala arbetsflöden och uppskattar särskilt de effektivitetsvinster det gett i form av snabbare offert- och orderhantering . I sitt arbete har Niclas även varit med och vidareutvecklat processer kring företagets utlåning av flyttkartonger, och står för ett kundnära arbetssätt där snabb och personlig service står i fokus.
Professionell flytthjälp - Snabbt, smidigt och enkelt
Gefleborgs Flyttservice är det auktoriserade alternativet för dig som värderar service, kvalitet och trygghet
