Barks Flytt & Alltjänst: Slik holder de tre langtransportbiler og 25 flyttere i synk – fra Kalmar til Cannes
Med en lastebil som kjører Kalmar ⇄ Stockholm og to fullstore ekvipasjer ute på europaveiene nesten hver uke, har Barks Flytt & Alltjänst Express AB gått fra Excel-ark og papirmapper til en fullstendig digital kjede der Movex er navet – fra første tilbud til ferdig lønnsfil i Tripletex.
“Det føles som om alt ligger på samme sted nå. Vi går ikke glipp av noen jobber, og sjåførene styrer seg selv i appen.”
Om Barks Flytt & Alltjänst
Grunnlagt: 1989, med snart 40 år i bransjen, er de et familieforetak i andre generasjon
Base: Kalmar/Nybro, men virksomme i hele Europa
Personell: 15 fast ansatte, forsterkes til rundt 25 i felten i perioden mai–oktober
Kjøretøy: en innenriks langtransportbil + to utenlandsbiler på gjentakende ruter, samt kjøretøy for lokale flyttinger
Oppdrag: ca. 60 % internasjonale flyttinger via eksterne mobilitetspartnere
Systemstakk: Movex + Fortnox
Før Movex – planlegging i 52 regneark
Christian husker hvordan han bladde mellom ett Excel-ark per uke, samtidig som fysiske laste- og losselapper stablet seg i permer. Når en sjåfør ble syk eller en ekstra kunde dukket opp i Frankfurt, krevdes håndskrevne endringer og SMS-kjeder for at alle skulle holde seg oppdatert.
Reisen til Movex – i drift siden høsten 2023
Webbskjema & tilbud – Kundedata blir til ferdig ordre med ett klikk.
Planleggingskalender – Christian tildeler sjåfør og bil på sekunder, ser innenriks- og utenriksjobbene side om side og tør å fylle luker i langtransportene ved hjelp av Movex' oppdragsplan.
Movex-appen – Sjåførene ser hele ukens kjøreplan, start- og sluttid, fotograferer skader, laster opp pakkelister som PDF og lar kunden signere digitalt.
Tripletex-integrasjonen – Tider, artikler og RUT-grunnlag overføres automatisk slik at faktura og lønn kan behandles uten dobbeltregistrering.
Resultat – mer kontroll, mindre telefonkø
Etter atten måneder med Movex merker Barks forskjellen hver dag. Ved at alle får samme sanntidsvisning, kan Christian planlegge mer aggressivt uten frykt for dobbeltbookinger. «Tidligere kunne to store jobber havne på samme dag bare fordi jeg og en kollega hadde lagt dem inn hver sin gang i hvert sitt Excel-ark», sier han.
Mobilappen gjør at sjåførene slipper lange SMS-tråder og kan i stedet holde fokus på kjøringen i kartvisningen. De ser to uker fremover direkte i lommen, vet nøyaktig når de skal laste i Kalmar og losse i Cannes, og kan oppdatere kunden med et tastetrykk. Dette har redusert antall samtaler inn til kontoret «med minst én time per dag», ifølge Christian.
Digital signatur ble raskt et krav, ikke bare en bekvemmelighet. Kundene kvitterer for arbeidet på telefonen, mens sjåføren samtidig fotograferer eventuelle skader og laster opp pakkelister som PDF. For de internasjonale oppdragene får Barks fortsatt en solid bunke papirer fra sine partnere – tolldokumenter, forsikringsbrev og andre vedlegg – men nå er det nok å skanne og laste opp alt som PDF i Movex. I stedet for permer vet alle at de finner riktig dokument direkte på ordren inne i systemet.
Til slutt: lønns- og fakturaflyten. Når en ukestur er fullført, sendes tidene over til Tripletex uten et eneste klipp- og lim. «Det var en aha-opplevelse den første måneden; vi trengte ikke å jage etter noen timeliste. Alt fantes allerede der. Nå er vår store jobb å sørge for å jage personalet vårt slik at de faktisk registrerer tidene sine også.»
Oppsummert har Barks gått fra papirbunker til en heldigital flyt som skalerer opp under høysesongen uten at kontoret drukner i administrasjon.
Sesongtopp uten ekstra stress
I perioden mai–oktober dobles nesten personalstyrken i felt. Tidligere innebar det at utskrifter tredoblet seg og timeplanene ble trange. Nå er oppskaleringen plug-and-play: nye sommervikarer får en kort opplæringsøkt i Movex-appen og kan deretter se kjøreplanen, registrere timene sine og få lønn uten ekstra manuelt arbeid fra kontoret.
“Alle flyttefirmaer fortjener Movex – spesielt de større som virkelig er avhengige av at alt henger sammen.”
Avslutning – klar til å legge Excel bak deg?
Vil du også slippe papirer i hytta og dobbeltbookinger i planleggingen? Bestill en demo så viser vi hvordan Movex kan gi ditt flyttefirma samme kontroll som Barks – uansett om du kjører i nabolaget eller hele kontinentet.
Takk for praten Christian, planlegger hos Barks Flytt & Alltjänst
Christian begynte som sjåfør hos Barks i 2008. Etter 15 år på veiene tok han steget inn på kontoret og er i dag hovedplanlegger for både innenriks- og utenrikstransporter samt superbruker i Movex.
Familieeid flyttefirma i Kalmar som er spesialister på skjørt gods og internasjonale flyttinger – lokalt, innenriks og utenriks siden 2008
