Barks Flytt & Alltjänst: Hvordan de holder tre lastebiler og 25 flyttebiler synkronisert – fra Kalmar til Cannes
Med en lastebil som kjører Kalmar ⇄ Stockholm og to fullskala team ute på europeiske veier nesten hver uke , har Barks Flytt & Alltjänst Express AB gått fra Excel-ark og papirskuffer til en fullstendig digital kjede der Movex er knutepunktet – fra det første tilbudet til den ferdige lønnsfilen i Fortnox.
« Det føles som om alt er på samme sted nå. Vi går ikke glipp av noen jobber, og sjåførene ordner seg selv i appen. »
Om Barks Moving & Alle Tjenester
Grunnlagt: 1989 med nesten 40 år i bransjen, de er en andre generasjons familiebedrift
Base: Kalmar/Nybro, men aktiv i hele Europa
Ansatte: 15 fast ansatte, forsterket til rundt 25 i felten i løpet av mai–oktober
Kjøretøy: én innenlands lastebil + to utenlandske lastebiler på gjentakende ruter, samt kjøretøy for lokale flyttinger
Oppdrag: ≈ 60 % internasjonale flyttinger via eksterne mobilitetspartnere
Systemstabel: Movex + Fortnox
Før Movex – planlegging i 52 regneark
Christian husker at han bladde gjennom et Excel-ark hver uke mens fysiske laste- og losselapper hopet seg opp i permer. Når en sjåfør ble syk eller en ekstra kunde dukket opp i Frankfurt, var det nødvendig med håndskrevne endringer og tekstmeldingskjeder for å holde alle på sporet.
Reisen til Movex – live siden høsten 2023
Nettskjema og tilbud – Kundedata blir en fullført bestilling med ett klikk.
Planleggingskalender – Christian tildeler sjåfør og bil på sekunder, ser innenlandske og internasjonale jobber side om side og våger å fylle hullene i langdistansetransporter ved hjelp av Movex-tildelingsplanen.
Movex-appen – Sjåfører ser hele ukens kjøreplan, start- og sluttidspunkter, tar bilder av skader, laster opp pakkelister som PDF-filer og lar kunden signere digitalt.
Fortnox-koblingen – Tider, varer og RUT-dokumenter overføres automatisk, slik at fakturaer og lønn kan behandles uten dobbeltregistrering.
Resultat – mer kontroll, mindre telefonkø
Etter atten måneder med Movex merker Barks forskjellen hver dag. Ved å gi alle den samme sanntidsvisningen kan Christian planlegge mer aggressivt uten frykt for dobbeltbookinger. «Tidligere kunne to store jobber ende opp på samme dag bare fordi jeg og en kollega la dem inn separat i sine egne Excel-ark», sier han.
Mobilappen gjør at sjåførene unngår lange tekstmeldinger og i stedet kan fokusere på å kjøre i kartvisningen. De kan se to uker fremover direkte i lommen, vite nøyaktig når de skal laste i Kalmar og losse i Cannes, og kan oppdatere kunden med et knappetrykk. Dette har redusert antall samtaler til kontoret «med minst en time per dag», ifølge Christian.
Digitale signaturer ble raskt et krav, ikke bare en bekvemmelighet. Kundene signerer arbeidet på telefonene sine, mens sjåføren samtidig fotograferer eventuelle skader og laster opp pakkelister som PDF-er. For internasjonale oppdrag mottar Barks fortsatt en heftig bunke med papir fra partnerne sine – tolldokumenter, forsikringer og andre vedlegg – men nå er det nok å skanne og laste opp alt som PDF-er i Movex. I stedet for permer vet alle at de kan finne riktig dokument direkte på bestillingen i systemet.
Til slutt: lønns- og fakturaflyten. Når en ukentlig vakt er fullført, sendes tidene over til Fortnox uten et eneste klipp og lim. «Det var en aha-opplevelse den første måneden; vi trengte ikke å lete etter noen timerapporter. Alt var allerede der. Nå er vår store jobb å sørge for at våre ansatte faktisk registrerer tidene sine også.»
Kort sagt har Barks gått fra papirbrett til en heldigital flyt som skaleres opp i høysesongen uten at kontoret drukner i administrasjon.
Lavsesong uten ekstra stress
Mellom mai og oktober nesten dobles antallet personell i felten. Tidligere medførte dette at utskriftene tredoblet seg og timeregistreringene ble trange. Nå er oppskaleringen plug-and-play: nye sommervikarer får en kort onboarding-sesjon i Movex-appen og kan deretter se kjøreplanen, jobbe i timene sine og motta lønn uten ekstra inngripen fra kontoret.
« Alle flyttebyråer fortjener Movex – spesielt de større som virkelig lever av at alt er koblet sammen. »
Avslutning – klar til å legge Excel bak deg?
Vil du også unngå papirarbeid i drosjen og dobbeltbookinger i planleggingen? Bestill en demonstrasjon, så viser vi deg hvordan Movex kan gi flyttebyrået ditt samme kontroll som Barks – enten du flytter rundt i kvartalet eller på tvers av kontinentet.
Takk for praten Christian , planlegger hos Barks Flytt & Alltjänst
Christian startet som sjåfør hos Barks i 2008. Etter 15 år på veiene tok han steget inn på kontoret og er i dag hovedplanlegger for både innenlands- og internasjonal transport og superbruker i Movex.
Familiedrevet flyttebyrå i Kalmar som spesialiserer seg på skjøre varer og internasjonale flyttinger - lokalt, innenlands og internasjonalt siden 2008
