Gefleborgs + Movex = flere forretninger på kortere tid
Etter hvert som ordrevolumene økte og papirbestillinger, begynte tavler og Excel-lister å ta tid, Gefleborgs Flyttservice å digitalisere fullstendig. Resultatet? En sømløs flyt fra nettforespørsel til faktura – og en salgsprosess som tar minutter, ikke timer.
Hvis Gefleborgs Flyttservice
Gefleborgs Flyttservice AB er et familieeid selskap grunnlagt i 2008 av Henrik Wigren i Gävle. Med mottoene service, kvalitet og sikkerhet er de i dag fylkets eneste SMF -autorisert flyttebyrå og kjører alle lastebiler på fossilfri HVO-diesel, som byttes ut før de fyller fem år. Selskapet har vokst til omtrent 40 ansatte som hjelper privat- og bedriftskunder i hele Midt-Sverige – nå forsterket med en felles digital arbeidsmetode i Movex. Selskapet har en omsetning på over 30 millioner og vokser stadig.
Utfordringen
Frem til 2021 ble ordrebehandlingen håndtert av Gefleborgs Flyttservice med papirordrer. For hvert kundeoppdrag ble det opprettet en manuell papirordre, som vanligvis ble skrevet ut og distribuert til riktig person. Planlegging og arbeidsfordeling ble utført på en tavle hvor dagens oppgaver og arbeidslag ble notert. Hvis det måtte gjøres endringer i en ordre, var det nødvendig å finne den utskrevne ordren, lage en ny utskrift og varsle alle involverte, noe som ofte medførte mange telefonsamtaler mellom kontoret og sjåførene. Enkelte deler av driften, som planlegging og transportstyring, ble digitalisert noen år før 2021 takket være en intern informasjonsapp, men ordrestyringen forble analog frem til det året.
“Før Movex kunne det ta en halvtime å finne riktig ordre og rette en detalj – nå gjør jeg det på noen sekunder på mobilen.”
Løsningen – derfor valgte Gefleborgs Movex
Webbskjema → tilbudskurv
Kundedata lander direkte i Movex og blir ferdige tilbud.
Bestillingstavle med støtte for effektiv planlegging
Kontor og felt ser den samme visningen i sanntid.
Mobilappen
Sjåfører ser endringer direkte – ingen nye papirer trengs.
Tripletex-integrasjonen
Ordrer i Movex blir ferdige fakturaer uten dobbeltregistrering.
Eskebestillinger
Full kontroll på utlånte esker og returdato.
Webbskjema → Movex → tilbud på minutter
Trinn 1 – Kunden sender skjemaet
WordPress-skjemaet er koblet til Movex via API.
Effekt for Niclas: Ingen e-poster å sortere, og all data er allerede strukturert.
Trinn 2 – Automatisk import
Movex matcher mot eksisterende kunde eller oppretter en ny profil.
Effekt for Niclas: «Alt er fylt ut når jeg åpner tilbudskurven – jeg slipper å taste inn.»
Trinn 3 – Tilbudsmal
Standardtekster og prislinjer legges inn med ett klikk.
Effekt for Niclas: Tilbudet er klart på 5–15 minutter i stedet for opptil en time.
Trinn 4 – Sendt og logget
Tilbudet sendes ut via e-post direkte gjennom systemet, og kunden får en varsling via SMS.
Effekt for Niclas: Niclas trykker på «opprett ordre» og «legger til oppdrag», og jobben dukker opp i oppdragsplanen umiddelbart.
Trinn 5 – Ett klikk til ordre
Kunden aksepterer → Niclas trykker «Opprett ordre» → jobben dukker opp i oppdragsplanen.
Effekt for Niclas: Ingen dobbeltregistrering, og oppdraget går rett inn i planleggingen.
«Skjemaet gjør oss effektive i tilbudshåndteringen, noe som fører til at vi kan svare kundene raskt og øke sjansene for å få oppdraget.»
Fem fordeler med webbintegrasjonen
Svartid i minutter.
Null manuell inntasting → færre feil.
Enhetlige, profesjonelle tilbud øker treffprosenten.
Tydelig pipeline for oppfølging.
Flere forespørsler uten mer administrasjon.
Eskehåndtering – full kontroll på eskene
«Jeg ser direkte hvor mange esker som er hos kunden både før og etter oppdragene – og slipper å ringe rundt.»
Tidligere mistet man lett oversikten over utlånte flytteesker blant håndskrevne lister og muntlige avstemminger. «Man måtte nesten ringe gamle kunder og spørre om de hadde noen esker igjen,» forteller Niclas Pettersson. Det fantes ikke noe samlet system for å se hvem som hadde lånt hva og hvor lenge eskene hadde vært ute.
Nå har Gefleborgs Flyttservice har gått over til å bruke spesialkartongbestillinger i Movex. Det opprettes en individuell kartongbestilling for hver kunde, hvor mengde, saldo og returdato registreres digitalt. Dette betyr at Niclas og kollegene hans umiddelbart kan se på skjermen hvor mange kartonger hver kunde har, hva som er utlånt og hva som forventes returnert – alt samlet i en klikkbar liste.
«Jeg ser direkte hvor mange esker som er hos kunden både før og etter oppdragene – jeg slipper å ringe rundt», sier Niclas. Overgangen til det digitale systemet har ikke bare spart tid og redusert stresset rundt retur, men også gitt betydelig bedre sporbarhet og kontroll. Nå kan personalet raskt hente frem statistikk, minne om retur eller planlegge henting på en smidig måte — en stor forskjell fra tidligere, da esker lett forsvant ut av syne.
Mobilappen – favoritt hos feltteamet
Etter en kort innkjøringsperiode er tilbakemeldingen entydig positiv: «Det er nok ingenting å klage på», sier Niclas om flytteservicemedarbeidernes syn på appen. «Oppdaterte tider, kontaktinformasjon og digital signering ligger i lommen.»
Resultatet med Movex
Tidsbesparelse: Tilbuds- og ordrehåndteringen går minst dobbelt så raskt.
Flere oppdrag: Over 80 webbforespørsler i mai ble håndtert uten ekstra administrativt personale.
Bedre samarbeid: Alle ser samme oppdragsplan i sanntid; interntelefonien har minsket markant.
Eskekontroll: Digitale eskeordrer erstatter manuelle lister og sparer administrasjon.
Fornøyde brukere: Felt- og kontorpersonale vil ikke tilbake til papir.
Takk for praten, Niclas Pettersson , selger hos Gefleborgs Flyttservice
Niclas Pettersson har jobbet hos Gävleborgs Flyttservice siden høsten 2013. Han startet sin karriere som flytteservicemedarbeider og har gjennom årene blitt kjent med hver eneste gate i Gävle. Etter nesten ti år i den rollen, tok Niclas rollen som selger, hvor han i dag har ansvar for salg til både privatpersoner og bedrifter. Niclas jobber daglig i forretningssystemet Movex, med stort fokus på å lage tilbud og håndtere ordrer. Han har erfaring med overgangen fra papirbaserte til digitale arbeidsflyter og setter spesielt pris på effektivitetsgevinstene dette har gitt i form av raskere tilbuds- og ordrehåndtering. I sitt arbeid har Niclas også vært med på å videreutvikle prosesser rundt selskapets utlån av flytteesker, og står for en kundefokusert arbeidsmetode der rask og personlig service står i fokus.
Profesjonell flyttehjelp - Raskt, smidig og enkelt
Gefleborgs Flyttservice er det autoriserte alternativet for de som verdsetter service, kvalitet og sikkerhet
