Gefleborgs + Movex = mer forretning på kortere tid
Da ordrevolumene økte og papirbestillinger, tavler og Excel-lister begynte å ta opp tid, bestemte Gefleborgs Flyttservice seg for å gå helt digitalt. Resultatet? En sømløs flyt fra nettforespørsel til faktura – og en salgsprosess som tar minutter, ikke timer.
Om Gefleborgs flyttetjeneste
Gefleborgs Flyttservice AB er et familieeid selskap grunnlagt i 2008 av Henrik Wigren i Gävle. Med mottoene service, kvalitet og sikkerhet er de i dag länets eneste SMB-godkjente flyttebyrå, og alle lastebiler kjører på fossilfri HVO-diesel, som byttes ut før de er fem år gamle. Selskapet har vokst til omtrent 40 ansatte som hjelper privat- og bedriftskunder i hele Midt-Sverige – nå forsterket med en felles digital arbeidsmetode i Movex. Selskapet har en omsetning på over 30 millioner og vokser stadig.
Utfordringen
Frem til 2021 ble ordrehåndteringen hos Gefleborgs Flyttservice håndtert med papirordrer. For hvert kundeoppdrag ble det opprettet en manuell papirordre, som vanligvis ble skrevet ut og distribuert til riktig person. Planlegging og arbeidsfordeling ble utført på en tavle hvor dagens oppgaver og arbeidslag ble notert. Hvis det måtte gjøres endringer i en ordre, var det nødvendig å finne den utskrevne ordren, lage en ny utskrift og varsle alle involverte, noe som ofte medførte mange telefonsamtaler mellom kontoret og sjåførene. Enkelte deler av driften, som planlegging og transporthåndtering, ble digitalisert noen år før 2021 takket være en intern informasjonsapp, men ordrehåndteringen forble analog frem til det året.
« Før Movex kunne det ta en halvtime å finne riktig bestilling og korrigere en detalj – nå gjør jeg det på sekunder på mobiltelefonen min. »
Løsningen – hvorfor Gefleborgs valgte Movex
Nettskjema → tilbudskurv
Kundedata lander direkte i Movex og blir til ferdige tilbud.
Bestillingstavle og dra-og-slipp-planlegging
Kontor og felt ser den samme visningen i sanntid.
Mobilappen
Sjåførene ser endringer umiddelbart – ingen nye papirer er nødvendige.
Fortnox-koblingen
Ordrer i Movex blir til fullførte fakturaer uten dobbel registrering.
Kartongbestillinger
Full kontroll over lånte esker og returdatoer.
Nettskjema → Movex → tilbud i minutter
Trinn 1 – Kunden sender inn skjemaet
WordPress-skjemaet er koblet til Movex via API.
Effekt for Niclas: Ingen e-poster å sortere, og alle data er allerede strukturert.
Trinn 2 – Automatisk import
Movex matcher mot en eksisterende kunde eller oppretter en ny profil.
Effekt for Niclas: «Alt er utfylt når jeg åpner tilbudskurven – jeg trenger ikke å bekymre meg.»
Trinn 3 – Tilbudsmal
Standardtekster og prislinjer settes inn med ett klikk.
Effekt for Niclas: Sitatet er klart på 5–15 minutter i stedet for opptil en time.
Trinn 4 – Sendt og logget
Tilbudet sendes direkte via e-post gjennom systemet, og kunden mottar et varsel via SMS.
Effekt for Niclas: Niclas trykker på «opprett bestilling» og «legg til oppgave», og jobben vises umiddelbart i oppgaveplanen.
Trinn 5 – Ett klikk for å bestille
Kunden godtar → Niclas trykker på «Opprett ordre» → jobben vises i oppdragsplanen.
Effekt for Niclas: Ingen dobbeltregistrering og oppgaven går rett inn i planleggingen.
« Skjemaet gjør oss effektive i tilbudshåndteringen, noe som betyr at vi kan svare kunder raskt og øke sjansene for at vi får avtalen. »
Fem fordeler med webintegrasjon
Svartid i minutter.
Null manuell inndata → færre feil.
Ensartede, profesjonelle tilbud øker treffprosenten.
Tydelig pipeline for oppfølging.
Flere forespørsler uten mer administrasjon.
Kartonghåndtering – full kontroll over eskene
« Jeg kan umiddelbart se hvor mange esker som er hos kunden både før og etter oppdraget – og jeg trenger ikke å ringe rundt. »
Tidligere gikk oversikten over lånte flytteesker lett tapt blant håndskrevne lister og muntlige avstemminger. «Man måtte nesten ringe gamle kunder og spørre om de hadde noen esker igjen», sier Niclas Pettersson. Det fantes ikke noe enhetlig system for å se hvem som hadde lånt hva og hvor lenge eskene hadde stått ute.
Gefleborgs Flyttservice har nå gått over til å bruke spesialkartongbestillinger i Movex. Det opprettes en individuell kartongbestilling for hver kunde, hvor mengde, saldo og returdato registreres digitalt. Dette betyr at Niclas og kollegene hans umiddelbart kan se på skjermen hvor mange kartonger hver kunde har, hva som er utlånt og hva som forventes returnert – alt samlet i en klikkbar liste.
«Jeg kan umiddelbart se hvor mange esker som er hos kunden både før og etter oppdraget – jeg trenger ikke å ringe rundt», sier Niclas. Overgangen til det digitale systemet har ikke bare spart tid og redusert stresset rundt returer, men også gitt betydelig bedre sporbarhet og kontroll. Nå kan ansatte raskt hente statistikk, minne dem på retur eller planlegge henting på en smidig måte – en stor forskjell sammenlignet med før, da esker lett forsvant ut av syne.
Mobilappen – en favoritt blant feltlaget
Etter en kort innkjøringsperiode er anmeldelsen entydig positiv: «Det er sannsynligvis ingenting å klage på», sier Niclas om flyttebyråets ansattes syn på appen. «Oppdaterte tider, kontaktinformasjon og digital signering er rett i lommen.»
Resultatet med Movex
Tidsbesparelse: Tilbud og ordrebehandling går minst dobbelt så raskt.
Flere oppdrag: Over 80 nettforespørsler i mai ble håndtert uten ekstra administrativt personale.
Bedre samarbeid: Alle ser den samme oppdragsplanen i sanntid; intern telefoni er betydelig redusert.
Kartongkontroll: Digitale kartongbestillinger erstatter manuelle lister og sparer administrasjon.
Fornøyde brukere: Felt- og kontoransatte ønsker ikke å gå tilbake til papir.
Takk for praten Niclas Pettersson , selger i Gefleborgs Flyttservice
Niclas Pettersson har jobbet hos Gävleborgs Flyttservice siden høsten 2013. Han startet karrieren som flyttebyråmedarbeider og har gjennom årene blitt kjent med hver gate i Gävle. Etter nesten ti år i den rollen tok Niclas over rollen som selger, hvor han nå er ansvarlig for salg til både privatpersoner og bedrifter. Niclas jobber daglig i forretningssystemet Movex, med sterkt fokus på å lage tilbud og håndtere bestillinger. Han har erfaring med overgangen fra papirbaserte til digitale arbeidsflyter og setter spesielt pris på effektivitetsgevinstene det har medført i form av raskere tilbuds- og bestillingshåndtering. I sitt arbeid har Niclas også vært involvert i å videreutvikle prosesser rundt selskapets utlån av flytteesker, og står for en kundeorientert arbeidsmetode der rask og personlig service er i fokus.
Profesjonell flyttehjelp - Raskt, smidig og enkelt
Gefleborgs Flyttservice er det autoriserte alternativet for de som verdsetter service, kvalitet og sikkerhet.
