June Express effektiviserer flytteflyten med Movex
Etter hvert som ordrevolumene økte og informasjonen ble spredt i Excel-filer, kalendere og permer, June Express en mulighet til å effektivisere driften og samle alle prosesser i et felles system . Med Movex har anleggsleder Kenneth Egelrud og kollegene hans nå en sømløs arbeidsflyt fra tilbud til faktura – og den stabile plattformen gjorde oppkjøpene av Allflytt i Jönköping og Värnamo Flyttningsbyrå betydelig smidigere.
“Med en total omsetning på ca. 40 MSEK og 25 medarbeidere i tre ulike selskaper, hjelper Movex oss med å samle arbeidsprosessene og effektivisere arbeidet vårt hver dag” sier Kenneth Egelrud.
Hvis June Express
June Express AB er en familiebedrift grunnlagt i 1965 og drevet av brødrene Lars og Leif Lundahl. Selskapet har vært i familien siden slutten av 1970-tallet. Med kvalitet og omsorg som ledende prinsipper, ønsker selskapet alltid at kundene skal føle seg trygge når de ansetter June Express Selskapet har vokst gjennom oppkjøpene av Allflytt i Jönköping AB og Värnamo Flyttningsbyrå AB, men opprettholder fortsatt den samme familiekulturen – forsterket med en felles arbeidsmåte takket være Movex.
Utfordringen
Frem til 2020, jobbet June Express med en kombinasjon av enklere kalendersystemer, Excel og papirmapper. Dobbeltarbeid og mangel på oversikt skapte unødvendig administrasjon i form av mange telefonsamtaler og papirarbeid mellom avdelinger.
”Før Movex hadde vi litt ulike arbeidsmetoder for planleggingen. Det ble mye ringing og leting blant papirer før vi visste hvor det fantes ledig kapasitet,” minnes Kenneth.
Løsningen
June Express valgte Movex for å få et komplett, skybasert system tilpasset flyttebransjen. Kenneth fremhever spesielt:
Visuell planlegging – fargekodet kalender som gir rask oversikt over belegg og ressurser.
Tripletex-integrasjonen – ansatte, kunder, artikler m.m. synkroniseres fra Tripletex til Movex og eliminerer dobbeltarbeid. Den andre veien sendes ordrer fra Movex til ferdige fakturaer i Tripletex.
Magasinmodulen – visuell oversikt over ledig kapasitet og raskere administrasjon
Gjenbrukbare tilbud og ordrer – standardtekster og kopieringsfunksjon sparer tid for gjentakende kunder.
Rask onboarding av nye selskaper – nye depoter var i gang i Movex på 1-2 måneder.
Alle prosesser samlet – slutt på dobbeltarbeid
Med Movex, June Express erstattet separate kalendere, Excel-ark, papirmapper og lokale filer med en felles, skybasert arbeidsflyt . Ordreinformasjon følger kunden hele veien – fra tilbud til arbeidsordre, planlegging og faktura – uten å måtte legges inn på nytt.
"Vi sparer timer hver uke bare på å slippe dobbeltregistrering og jakte på informasjon mellom systemer," understreker Kenneth.
Den enhetlige flyten gjør det også enkelt å ta inn nytt personell eller integrere oppkjøpte selskaper – de logger bare inn og arbeider i samme visning som resten av teamet.
Magasinering – full kontroll og høyere utnyttelsesgrad
June Express driver to separate lagre som tidligere ble administrert i Excel og på papir. I Movex har Kenneth og kollegene hans nå et visuelt lagerkart der hvert område er fargekodet etter status – booket, tilgjengelig eller snart tilgjengelig. Systemet oppretter automatisk fakturadokumenter basert på perioden på lagerordren og indikerer når en kontrakt utløper.
”Vi har fått en bedre oversikt over når våre lager nærmer seg sluttdato og blir ledige – det gjør at vi tør å booke inn flere magasineringsordrer,” forteller Kenneth.
Resultatet er færre ledige plasser i magasinet og en tydelig oversikt som alt personell kan dele, også på avstand.
Lagring er en viktig del av Junes virksomhet, og de benytter seg av alt fra containere og lagerrom til esker.
Tilbudshåndtering – effektiv flyt er avgjørende
Med Movex kan Kenneth svare på en innkommende kundeforespørsel med noen få tastetrykk ved å bruke forhåndsutfylte tilbudsmaler og ferdige tekstblokker som de selv har opprettet. I tillegg til at det er viktig å svare raskt, sikrer det en enhetlig kommunikasjon og fremstår profesjonelt overfor kunden.
”Vi har 10–15 standardtekster. I stedet for å skrive om det samme hver gang, klikker vi bare inn favoritten,” sier han.
Tripletex-integrasjonen – fakturering med ett klikk
Movex oppretter ferdige fakturaer i Tripletex basert på den opprettede ordren. Artikler, priser og kundeopplysninger følger med automatisk, så Kenneth og hans kolleger trenger bare å gjennomgå og sende fakturaen. Den tette integrasjonen sparer tid, minimerer feil og gir økonomiavdelingen oppdatert bokføring i sanntid.
”Tripletex-integrasjonen er absolutt tidsbesparende – vi slipper å taste inn de samme tallene to ganger,” sier Kenneth.
Ordretavlen & planlegging – hjertet i virksomheten
Movex' ordretavle er i bunn og grunn en avansert ukeskalender tilpasset flyttevirksomhet. Der planlegger Kenneth og hans kolleger inn kjøretøy, personell og oppdrag over flere depoter. Takket være skytilgang styres planleggingen for Värnamo fra kontoret i Jönköping.
Fargefilter viser direkte om kapasitet er tilgjengelig.
Alle ser den samme oppdaterte tavlen i sanntid, noe som har redusert telefonsamtalene internt.
Takket være oversikten over tilbud og planlagte oppdrag i kalenderen, kan man optimalisere og ta inn flere oppdrag der det er kapasitet.
”At alle internt i selskapet deler samme oversikt og kan se alle planlagte oppdrag og ressurser, sparer oss for mye koordineringsarbeid,” sier Kenneth.
Et felles system og arbeidsmåte for alle medarbeidere forenkler hverdagen.
Resultatet av å bruke Movex ifølge Kenneth
Tidsbesparelse: ”Vi sparer timer hver uke bare ved å unngå dobbeltregistrering,” sier Kenneth.
Bedre forretningsbeslutninger: Visuelle oversikter gjør at teamet tør å booke inn flere jobber og utnytter ressursene fullt ut.
Enhetlig arbeidsmetode: Alle medarbeidere arbeider nå i samme system, uavhengig av lokasjon.
Skalerbarhet: En systematisk tilnærming og integrasjon med Fortnox gjør det mulig for June Express å øke i omsetning uten å øke administrasjonen i samme takt.
Blikk fremover
June Express har brukt Movex siden 2020 og har integrert det sterkt i sitt daglige arbeid og arbeidsprosesser. Kenneth sier imidlertid at det er deler av Movex som ikke utnyttes fullt ut i dag, og det er et konstant arbeid å forsøke å effektivisere driften.
”Vi ønsker et system som fortsetter å vokse med oss. Movex lytter og utvikler etter flyttebransjens behov – det setter vi pris på,” avslutter Kenneth.
Takk for praten, Kenneth Egelrud , anleggssjef June Express !
Kenneth startet sin karriere som sjåfør hos Kungsholms Express og jobbet seg oppover i selskapet, der han over lengre tid hadde ansvar for alt fra trafikkplanlegging for lokale, innenlandske og utenlandske flyttinger til salg og til slutt som operativt ansvarlig for hele selskapet. Etter denne vellykkede perioden åpnet et nytt kapittel for Kenneth da han tilbrakte over 15 år hos Alfa Quality Moving, hvor han hadde rollen som Europa-ansvarlig, daglig leder og CEO for hele gruppen.
