June Express effektiviserer flytteflyten med Movex
Etter hvert som ordrevolumene økte og informasjonen ble spredt utover Excel-filer, kalendere og permer, så June Express en mulighet til å effektivisere driften og konsolidere alle prosesser i et felles system . Med Movex har anleggsleder Kenneth Egelrud og kollegene hans nå en sømløs arbeidsflyt fra tilbud til faktura – og den stabile plattformen gjorde oppkjøpene av Allflytt i Jönköping og Värnamo Flyttningsbyrå betydelig smidigere.
«Med en total omsetning på omtrent 40 MSEK og 25 ansatte i tre forskjellige selskaper, hjelper Movex oss med å holde arbeidsprosessene våre samlet og effektivisere arbeidet vårt hver dag», sier Kenneth Egelrud.
Om June Express
June Express AB er en familiebedrift grunnlagt i 1965 av brødrene Lars og Leif Lundahl, og har vært i familien siden slutten av 1970-tallet. Med kvalitet og omsorg som ledende prinsipper, ønsker selskapet alltid at kundene skal føle seg trygge når de bruker June Express. Selskapet har vokst gjennom oppkjøpene av Allflytt i Jönköping AB og Värnamo Flyttningsbyrå AB, men opprettholder fortsatt den samme familiekulturen – forsterket med en felles arbeidsmåte takket være Movex.
Utfordringen
Frem til 2020 jobbet June Express med en kombinasjon av enkle kalendersystemer, Excel og papirmapper. Duplisering og mangel på oversikt skapte unødvendig administrasjon i form av en rekke telefonsamtaler og papirarbeid mellom avdelinger.
«Før Movex hadde vi en litt annen måte å jobbe med planlegging på. Det var mye ringing og søking gjennom papirer før vi visste hvor det var ledig kapasitet», husker Kenneth.
Løsningen
June Express valgte Movex for å få et komplett, skybasert system skreddersydd for flyttebransjen. Kenneth fremhever spesielt:
Visuell planlegging – fargekodet kalender som gir en rask oversikt over belegg og ressurser.
Fortnox-tilkoblingen – ansatte, kunder, varer osv. synkroniseres fra Fortnox til Movex, noe som eliminerer duplisering. I den andre retningen sendes ordrer fra Movex til fullførte fakturaer i Fortnox.
Lagermodulen – visuell oversikt over tilgjengelig kapasitet og raskere administrasjon
Gjenbrukbare tilbud og bestillinger – standardtekster og kopifunksjon sparer tid for tilbakevendende kunder.
Rask onboarding av nye selskaper – nye depoter var oppe og går i Movex på 1–2 måneder
Alle prosesser samlet – ikke mer dobbeltarbeid
Med Movex har June Express erstattet separate kalendere, Excel-ark, papirmapper og lokale filer med en felles, skybasert arbeidsflyt . Ordreinformasjon følger kunden hele veien – fra tilbud til arbeidsordre, planlegging og faktura – uten at den må legges inn på nytt.
«Vi sparer timer hver uke bare ved å slippe å dobbeltregistrere og jage informasjon mellom systemer», understreker Kenneth.
Den enhetlige flyten gjør det også enkelt å hente inn nye ansatte eller integrere oppkjøpte selskaper – de logger bare inn og jobber i samme visning som resten av teamet.
Lagerhold – full kontroll og høyere utnyttelsesgrad
June Express driver to separate lagre som tidligere ble administrert i Excel og på papir. I Movex har Kenneth og kollegene hans nå et visuelt lagerkart der hvert område er fargekodet etter status – booket, tilgjengelig eller snart tilgjengelig. Systemet oppretter automatisk fakturadokumenter basert på perioden på lagerordren og indikerer når en kontrakt utløper.
«Vi har fått bedre oversikt over når lagrene våre nærmer seg sluttdatoen og blir ledige – dette gir oss mot til å bestille flere lagerbestillinger», sier Kenneth.
Resultatet er færre hull i bladet og en tydelig oversikt som alle ansatte kan dele, selv eksternt.
Lagring er en viktig del av Junes virksomhet, og de bruker alt fra containere og oppbevaring til esker.
Tilbudshåndtering – effektiv flyt er avgjørende
Med Movex kan Kenneth svare på en innkommende kundehenvendelse med noen få klikk ved å bruke forhåndsutfylte tilbudsmaler og ferdige tekstblokker som de selv har laget. I tillegg til at det er viktig å svare raskt, sikrer det ensartet kommunikasjon og ser profesjonelt ut for kunden.
«Vi har 10–15 standardtekster. I stedet for å skrive det samme om hver gang, klikker vi bare på favoritten», sier han.
Fortnox-forbindelsen – fakturering med ett klikk
Movex oppretter ferdige fakturaer i Fortnox basert på den opprettede ordren. Varer, priser og kundeinformasjon inkluderes automatisk, slik at Kenneth og kollegene hans bare trenger å gjennomgå og sende fakturaen. Den tette forbindelsen sparer tid, minimerer feil og gir økonomiavdelingen oppdatert regnskap i sanntid.
«Fortnox-tilkoblingen sparer absolutt tid – vi trenger ikke å taste inn de samme tallene to ganger», sier Kenneth.
Bestillingstavlen og planleggingen – hjertet i virksomheten
Movex bestillingstavle er i bunn og grunn en avansert ukekalender tilpasset flytteoperasjoner. Der planlegger Kenneth og kollegene hans kjøretøy, personell og oppdrag på tvers av flere depoter. Takket være skytilgang håndteres planleggingen for Värnamo fra kontoret i Jönköping.
Fargefiltre viser direkte om det er tilgjengelig kapasitet.
Alle ser den samme oppdaterte tavlen i sanntid, noe som har redusert antall telefonsamtaler internt.
Takket være oversikten over tilbud og planlagte oppdrag i kalenderen, kan du optimalisere og ta på deg flere oppdrag der det er kapasitet.
«Det at alle internt i selskapet deler samme syn og kan se alle planlagte oppdrag og ressurser sparer oss for mye koordineringsarbeid», sier Kenneth.
Et felles system og arbeidsmetode for alle ansatte gjør hverdagen enklere.
Resultatene av å bruke Movex ifølge Kenneth
Tidsbesparelser: « Vi sparer timer hver uke bare ved å unngå dobbeltregistrering», sier Kenneth.
Bedre forretningsbeslutninger: Visuelle visninger gir teamet mulighet til å bestille flere jobber og utnytte ressursene fullt ut.
Enhetlig arbeidsmåte: Alle ansatte jobber nå i samme system, uavhengig av lokasjon.
Skalerbarhet: En systematisk tilnærming og integrasjon med Fortnox gjør det mulig for June Express å øke inntektene uten å øke administrasjonen i samme takt.
Ser fremover
June Express har brukt Movex siden 2020 og har integrert det sterkt i sitt daglige arbeid og arbeidsprosesser. Kenneth sier imidlertid at det er deler av Movex som ikke utnyttes fullt ut i dag, og det er et kontinuerlig arbeid som pågår for å forsøke å effektivisere driften.
«Vi ønsker et system som fortsetter å vokse med oss. Movex lytter og utvikler seg i henhold til flyttebransjens behov – det setter vi pris på», avslutter Kenneth.
Takk for praten, Kenneth Egelrud , anleggssjef June Express!
Kenneth startet karrieren sin som sjåfør hos Kungsholms Express og jobbet seg oppover gjennom selskapet, hvor han i lang tid var ansvarlig for alt fra trafikkplanlegging for lokale, nasjonale og internasjonale flyttinger til salg og til slutt som driftsleder for hele selskapet. Etter denne suksessrike perioden åpnet et nytt kapittel for Kenneth da han tilbrakte over 15 år hos Alfa Quality Moving, hvor han hadde rollen som Europasjef, administrerende direktør og administrerende direktør for hele gruppen.
