Kiviks Express sparer tid og får ros fra det svenske Skatteetaten takket være Movex
Med bare to personer på kontoret administrerer Kiviks Express et tjuetalls flytteoppdrag om dagen, ressursplanlegging for 25 medarbeidere, ukentlige turer mellom Skåne og Mälardalen og 2 200 kvm lager – der alle deler håndteres i Movex. Systemet samler alt fra tilbudshåndtering og planlegging til fakturering og lagring i én og samme flyt.
« Det er vanskelig å se hvordan vi skulle klart oss uten Movex i dag», sier Emil Falk, driftsleder hos Kiviks Express .
Om Kiviks Express
Det profesjonelle flyttebyrået på Österlen siden 1994.
Selskapet utfører flytting av husholdninger og bedrifter, lager og budtransport rundt Österlen og videre ut i Europa. Virksomheten er ISO 9002- og ISO 14001-sertifisert og er medlem av den svenske møbeltransportørforeningen ( SMF ).
Før Movex – papir, kalender og dobbeltarbeid
Før Movex ble Google Kalender, papirutskrifter og permer brukt. Det var mye papirarbeid, og arbeidet med ordrelegging, bemanning og timeregistrering tok unødvendig lang tid. Det var også en utfordring å få oversikt over belegg og hvor mye mer jobb man kunne ta inn.
”Movex har virkelig hjulpet oss med å skape bedre orden og struktur i virksomheten vår, og det er en trygghet at vi har alt dokumentert og oversiktlig i ett system nå for tiden.” sier administratoren Elisabeth Larsson.
Reisen til Movex – smidig start og riktig verktøy
Kiviks Express begynte å bruke Movex i 2019 etter å ha søkt etter systemer for flyttebyråer og sammenlignet flere alternativer.
”Movex skilte seg ut som det eneste systemet som var virkelig tilpasset for flytting,” sier Emil Falk. ”Vi fikk dessuten personlig hjelp til å komme i gang, noe som forenklet prosessen mye.”
Med Movex har du Kiviks Express har fått en kalendervisning tilpasset flytteoppdrag som gir en tydelig oversikt og gjør deg i stand til å tørre å ta på deg flere jobber.
Nå for tiden tar det Elisabeth noen minutter å legge inn en ordre og planlegge sjåfør + ekspressarbeidere, og all informasjon er direkte tilgjengelig i Movex-appen for feltarbeiderne som skal utføre oppdraget.
“Tidsbesparelsene vi har fått med Movex frigjør kapasitet og har gjort at vi har kunnet vokse uten å ansette mer kontorpersonale” konstaterer Emil Falk.
Løsningen – en komplett arbeidsflyt i Movex
1. Kundeportal → Ordre
Kunden fyller ut webbskjemaet på nettsiden – opplysningene lander direkte som en forespørsel i Movex og kan konverteres til ordre med noen få klikk.
2. Planlegging og timeregistrering
På noen minutter kan Elisabeth legge inn en ordre, planlegge sjåfører og ekspressarbeidere i kalenderen og sende ut oppdraget til mobilen.
”Takket være Movex-kalenderen kan vi ta raske oppdrag i nærheten av pågående jobber. Vi ser enkelt hvor personalet vårt befinner seg hver dag, og om det er rom for å legge inn flere jobber – dette gir oss svært fornøyde kunder!” – Elisabeth Larsson
3. Movex-appen for feltarbeidere
Feltarbeiderne har hele tiden alle sine oppdrag tilgjengelige i lommen – adresse, kundeopplysninger, tidsplan og alle dokumenter/bilder kontoret har lagt inn på ordren, vises direkte i appen. Sjåfører og ekspressarbeidere registrerer arbeidstid, noterer skader og laster opp bilder som lagres på ordren i sanntid. Dette reduserer antall samtaler til kontoret, gir korrekt rapportering og sparer verdifull tid.
“Sjåførene og ekspressarbeiderne setter pris på den enkle tidsregistreringen i appen, og at de har oversikt over arbeidede timer og sin kommende lønn,” sier Elisabeth Larsson.
”Sjåførene ser alt de trenger på mobilen, og vi slipper manuelle lapper – det er gull verdt,” sier Emil Falk.
4. Tripletex‑koblingen
Ferdige artikler, priser og RUT‑opplysninger overføres til Tripletex – fakturaen sendes uten dobbeltregistrering.
Emil Falk, driftsansvarlig, sier, ”Koblingen til Tripletex fungerer fantastisk bra og sparer oss mye tid, blant annet for faktureringen”
Skatteetaten utfører kontroll – Kiviks får ros
Alle arbeidstider, kjøretøy og RUT‑beregninger lagres på respektive ordre i Movex. Ved Skatteetatens stikkprøvekontroll av seks RUT‑søknader i begynnelsen av 2025 kunne Kiviks Express hente frem alt på noen minutter.
Emil Falk, driftsansvarlig, minnes: ”Skatteetaten var så fornøyde at de ringte opp og ga ros. Det er vanskelig å se hvordan vi skulle klart oss uten Movex i dag.”
Magasinering – 2 200 kvm under full kontroll
Kiviks Express har over 2200 kvadratmeter lagerplass der hver kasse- og palleplass administreres i Movex lagermodul. I det visuelle lagerkartet er alle plasser fargekodet etter status – booket, tilgjengelig eller snart tilgjengelig. Fakturagrunnlaget opprettes automatisk ved hjelp av gjentakende ordrer i Movex.
”Med Movex ser vi direkte hvilke kasser som er i ferd med å frigjøres, og kan fylle ledige plasser uten problemer,” forteller Emil Falk.
Resultatet er færre tomme arealer, raskere fakturering og en samlet oversikt for alle involverte.
Resultat
Med Movex, Kiviks Express frigjort tid, økt kontroll og forbedret kundeservice:
Rask ordrehåndtering – å opprette en ordre, tildele sjåfør og ekspressarbeider tar nå mindre enn fem minutter.
Automatisk fakturering – Tripletex‑koblingen sender ferdige fakturaer uten dobbeltregistrering samme dag som oppdraget avsluttes.
Bedre ressursutnyttelse – den visuelle kalenderen gir total oversikt, noe som gjør at teamet tør å fylle ukesturene med flere jobber.
Full kontroll på RUT og myndighetskrav – ved Skatteetatens kontroll av seks RUT‑søknader i 2025 kunne alle opplysninger vises direkte; myndigheten ringte opp og roste rutinene.
Korrekt tidsrapportering og lønninger – feltarbeiderne logger arbeidstid og skader i appen; administrasjonen er minimal, og lønningene blir korrekte.
Neste steg
Vi takker Emil og Elisabeth på Kiviks Express For en hyggelig prat! Emil avslutter med å si at de ser frem til fortsatt samarbeid og den fremtidige utviklingen av Movex sammen, og fremhever viktigheten av å ha et system tilpasset flyttebransjen på markedet.
