Kiviks Express sparer tid og får ros fra det svenske Skatteetaten takket være Movex
Med bare to personer på kontoret håndterer Kiviks Express rundt tjue flytteoppdrag om dagen, ressursplanlegging for 25 ansatte, ukentlige turer mellom Skåne og Mälardalen og 2200 kvm lager – hvor alle deler håndteres i Movex. Systemet samler alt fra tilbudshåndtering og planlegging til fakturering og lagerstyring i én flyt.
« Det er vanskelig å se hvordan vi skulle klart oss uten Movex i dag», sier Emil Falk, driftsleder hos Kiviks Express.
Om Kiviks Express
Det profesjonelle flyttebyrået i Österlen siden 1994.
Selskapet utfører flytting av husholdnings- og bedriftsvarer, lagerføring og budtransport rundt Österlen og videre ut i Europa. Virksomheten er ISO 9002- og ISO 14001-sertifisert og medlem av den svenske möbeltransportørforeningen (SMF).
Før Movex – papir, kalender og dobbeltarbeid
Før Movex, Google Kalender, ble papirutskrifter og permer brukt. Det var mye papirarbeid, og arbeidet med bestillinger, bemanning og tidsrapportering tok unødvendig lang tid. Det var også en utfordring å få oversikt over belegget og hvor mye mer arbeid som kunne tas på.
«Movex har virkelig hjulpet oss med å skape bedre orden og struktur i virksomheten vår, og det er betryggende at vi har alt dokumentert og tydelig ordnet i ett system nå for tiden», sier administrator Elisabeth Larsson.
Reisen til Movex – smidig start og riktig verktøy
Kiviks Express begynte å bruke Movex i 2019 etter å ha søkt etter systemer for flyttebyråer og sammenlignet flere alternativer.
«Movex skilte seg ut som det eneste systemet som virkelig var tilpasset flytting», sier Emil Falk. «Vi fikk også personlig hjelp til å komme i gang, noe som gjorde prosessen mye enklere.»
Med Movex har Kiviks Express en kalendervisning tilpasset flytteoppdrag som gir en tydelig oversikt og gjør at du tør å ta på deg flere jobber.
Nå til dags tar det Elisabeth noen få minutter å legge inn en bestilling og avtale en sjåfør + ekspressarbeider, og all informasjon er direkte tilgjengelig i Movex-appen for feltarbeiderne som skal utføre oppdraget.
«Tidsbesparelsene vi har oppnådd med Movex frigjør kapasitet og har latt oss vokse uten å ansette flere kontormedarbeidere», bemerker Emil Falk.
Løsningen – en komplett arbeidsflyt i Movex
1. Kundens nettsted → Bestillinger
Kunden fyller ut nettskjemaet på nettsiden – informasjonen havner direkte som en forespørsel i Movex og kan konverteres til en bestilling med noen få klikk.
2. Planlegging og tidsregistrering
På få minutter kan Elisabeth legge inn en bestilling, planlegge sjåføren og ekspressmedarbeideren i kalenderen og sende oppdraget til mobiltelefonen sin.
«Takket være Movex-kalenderen kan vi ta imot raske bestillinger tett inntil pågående jobber. Vi kan enkelt se hvor våre ansatte er hver dag, og om det er plass til å legge inn flere jobber – dette gir oss svært fornøyde kunder!» – Elisabeth Larsson
3. Movex-appen for felten
Feltarbeidere har alle oppdragene sine tilgjengelig i lommen til enhver tid – adresse, kundedetaljer, rutetabell og alle dokumenter/bilder kontoret har lagt til i ordren er synlige direkte i appen. Sjåfører og ekspressarbeidere registrerer arbeidstimer, noterer skader og laster opp bilder som lagres i ordren i sanntid. Dette reduserer antall samtaler til kontoret, gir nøyaktig rapportering og sparer verdifull tid.
«Sjåførene og ekspressarbeiderne setter pris på den enkle tidsregistreringen i appen, og at de har kontroll over arbeidstimene og den kommende lønnen sin», sier Elisabeth Larsson.
«Sjåførene ser alt de trenger på mobiltelefonen sin, og vi trenger ikke å bruke manuelle notater – det er verdt det», sier Emil Falk.
4. Fortnox-koblingen
Ferdige varer, priser og RUT-informasjon overføres til Fortnox – fakturaen sendes uten dobbeltregistrering.
Emil Falk, driftsleder, sier: « Tilkoblingen til Fortnox fungerer fantastisk bra og sparer oss for mye tid til blant annet fakturering .»
Skatteetaten i Sverige gjennomfører en inspeksjon – Kiviks får ros
Alle arbeidstimer, kjøretøy og RUT-beregninger lagres på hver bestilling i Movex. Under Skatteetatens stikkprøvekontroll av seks RUT-søknader tidlig i 2025, kunne Kiviks Express hente alt på få minutter.
Emil Falk, driftsleder, husker: «Skattemyndighetene var så fornøyde at de ringte og roste oss. Det er vanskelig å se hvordan vi skulle klart oss uten Movex i dag.»
Lager – 2200 kvm under full kontroll
Kiviks Express har over 2200 kvadratmeter lagerplass der hver kasse- og palleplass administreres i Movex lagermodul. I det visuelle lagerkartet er alle plasser fargekodet etter status – booket, tilgjengelig eller snart tilgjengelig. Fakturagrunnlaget opprettes automatisk ved hjelp av gjentakende ordrer i Movex.
«Med Movex kan vi umiddelbart se hvilke bokser som snart skal frigis, og vi kan fylle hullene uten problemer», sier Emil Falk.
Resultatet er færre tomme plasser, raskere fakturering og en omfattende oversikt for alle involverte.
Resultater
Med Movex har Kiviks Express frigjort tid, økt kontroll og forbedret kundeservice:
Rask ordreplassering – det tar nå mindre enn fem minutter å opprette en ordre, tildele en sjåfør og ekspressarbeider.
Automatisk fakturering – Fortnox-forbindelsen sender ferdige fakturaer uten dobbel registrering samme dag som oppdraget er fullført.
Bedre ressursutnyttelse – den visuelle kalenderen gir en fullstendig oversikt, som gjør at teamet kan fylle de ukentlige vaktene med mer arbeid.
Sjekk av RUT og myndighetskrav – under Skatteetatens inspeksjon av seks RUT-søknader i 2025 kunne all informasjon vises direkte; Skatteetaten ringte og roste prosedyrene.
Nøyaktig tidsrapportering og lønninger – feltarbeidere logger arbeidstimer og skader i appen; administrasjonen er minimal og lønningene er korrekte.
Neste steg
Vi takker Emil og Elisabeth hos Kiviks Express for en hyggelig prat! Emil avslutter med å si at de ser frem til fortsatt samarbeid og den fremtidige utviklingen av Movex sammen, og fremhever viktigheten av å ha et system tilpasset flyttebransjen på markedet.
